Sin mapa ni brújula: riesgos de emprender sin un presupuesto claro

En el mundo de los negocios, la falta de dirección es un riesgo que pocos pueden permitirse; abrir un negocio de franquicia sin un presupuesto claro es como emprender un viaje sin mapa: puedes llegar a cualquier lugar, pero no necesariamente al destino deseado. 

Un presupuesto bien estructurado no solo te permite establecer objetivos de ventas y controlar los gastos, sino que también te prepara para enfrentar los retos financieros que puedan surgir, ya sea el éxito inesperado de manejar un excedente de ingresos o la difícil situación de cubrir las cuentas esenciales del negocio. 

En este artículo, exploraremos cómo elaborar un presupuesto sólido para tu negocio de franquicia, asegurando que cada paso que des esté respaldado por una planificación estratégica que maximice tus oportunidades de éxito y minimice los riesgos financieros.

El presupuesto es una herramienta clave para tus finanzas personales, ya que te permite darle dirección a tu negocio y establecer metas claras. La idea es proyectar cuánto dinero generarás por tus ventas y cómo planeas gastarlo; esto se vuelve más sencillo cuando lo plasmas en una hoja de cálculo, definiendo cuánto quieres vender, gastar y ganar. En esencia, el presupuesto es una proyección de tus deseos monetarios a futuro, un plan que detalla hacia dónde quieres llegar financieramente.

Mi recomendación es que pienses a largo plazo y sueñes en grande. Por ejemplo, puedes comenzar elaborando un presupuesto a 5 o 7 años, porque mirar lejos te da una visión más ambiciosa; luego, complementa con uno a corto plazo, quizá de un año, para ir ajustando el rumbo. ¿Por qué hacerlo así? Porque la mente es poderosa: cuando te visualizas facturando 20 veces más en 7 años, ese pensamiento te impulsa a trabajar duro para hacerlo realidad. 

Elaborar un presupuesto para tu franquicia es fundamental porque te proporciona una guía clara de las metas financieras que necesitas alcanzar mes a mes; este ejercicio te ayuda a entender cuánto debes vender para cubrir tus costos y generar utilidad, lo que es esencial para mantener la salud financiera de tu negocio. 

Sin embargo, un presupuesto no se trata solo de números en papel; es crucial que tus proyecciones sean realistas y alcanzables. Si bien es importante retarte y buscar superar lo logrado en años anteriores, también debes ser prudente al evaluar si esas metas son viables y qué estrategias implementarás para alcanzarlas. Pregúntate: ¿cómo lograré estas ventas y qué recursos necesito?

Por experiencia, es muy útil trabajar con tres tipos de presupuestos: uno pesimista, para prepararte ante un escenario donde las cosas no salgan como esperas; uno normal, que sea retador pero alcanzable; y uno optimista, donde proyectes un resultado excepcional. Esta estrategia te permitirá tener un plan de acción frente a diferentes situaciones, maximizando tus oportunidades y reduciendo riesgos. 

Para elaborar un presupuesto para tu franquicia, te presentamos los pasos detallados que debes seguir. Te recomendamos usar una hoja de cálculo para facilitar los cálculos mediante fórmulas y agilizar el proceso:

Paso 1: Proyección de ventas

1. Define tus productos: identifica los principales productos que ofrecerás, como hamburguesas, hot dogs o salchipapas.
2. Estima las ventas diarias: piensa en cuántas unidades de cada producto esperas vender diariamente en un escenario realista.
3. Considera los días laborables: no todos los meses tienen el mismo número de días hábiles. Por ejemplo, si trabajas 25 días en enero pero solo 22 en febrero, esto afectará tus proyecciones.
4. Multiplica para obtener las ventas mensuales: calcula las unidades totales estimadas por producto cada mes.
5. Proyecta las ventas anuales: suma las cantidades de todos los meses para obtener un panorama general del año.

Tip: Asegúrate de que las estimaciones sean razonables. Por ejemplo, si tu local estará cerca de una universidad, las ventas podrían ser más altas debido al tráfico constante de estudiantes.

Paso 2: Precio de venta y cálculo de ingresos

1. Establece los precios: determina cuánto cobrarás por cada producto. Esto depende del análisis de tus costos y los precios de la competencia.
2. Multiplica ventas por precio: para obtener los ingresos estimados de cada producto, multiplica las unidades proyectadas por el precio correspondiente.
3. Suma los ingresos: calcula el total de ingresos para cada mes y para el año.

Tip: si planeas ofrecer promociones o descuentos en meses específicos, ten en cuenta cómo impactarán en los ingresos.

Paso 3: Cálculo de costos de producción

1. Clasifica tus costos: divide entre costos fijos (como renta, nómina y servicios) y variables (como ingredientes o empaques).
2. Analiza costos variables por unidad: para cada producto, calcula el costo promedio de los insumos necesarios (ejemplo: pan, carne, lechuga para una hamburguesa).
3. Multiplica por las ventas proyectadas: calcula cuánto gastarás en insumos según las unidades estimadas de cada producto.

Tip: Busca mantener los costos variables dentro de un porcentaje razonable del precio de venta. Por ejemplo, en comida rápida, podría ser recomendable que no superen el 40%.

Paso 4: Determinación de costos fijos

1. Identifica tus costos fijos: incluye renta, salarios, servicios, publicidad, mantenimiento y cualquier otro gasto recurrente.
2. Desglosa los pagos mensuales: aunque algunos gastos, como la publicidad, pueden variar, calcula un promedio mensual para incluirlo en el presupuesto.

Tip: No olvides considerar prestaciones sociales, impuestos y otros costos adicionales asociados al personal.

Paso 5: Utilidad bruta y margen de contribución

1. Calcula la utilidad bruta: resta los costos variables de los ingresos totales. Esto te muestra cuánto te queda antes de descontar los costos fijos.
2. Calcula la utilidad neta: una vez restados los costos fijos, obtendrás tu utilidad neta, es decir, lo que realmente generará tu franquicia.

Paso 6: Revisión y ajustes

1. Evalúa las proyecciones: revisa si tus estimaciones son realistas. Por ejemplo, ¿podrías vender más durante la temporada alta?
2. Haz ajustes según sea necesario: si identificas áreas donde puedes reducir costos o mejorar ingresos, ajusta tu presupuesto.

Tip: Mantén un margen para imprevistos. En negocios de comida, pueden surgir gastos inesperados como reparaciones o aumentos en los precios de insumos.

Paso 7: Documentación y presentación

1. Crea una hoja clara y ordenada: Divide por meses y clasifica los ingresos, costos variables, costos fijos y utilidades. Usa encabezados y colores para que sea fácil de entender.
2. Incluye notas explicativas: Si hay supuestos o factores que puedan cambiar (como temporadas de mayor venta), anótalos.

Crear distintos escenarios de presupuestos, como el normal, pesimista y optimista, es una herramienta clave para la gestión financiera de cualquier negocio. Este ejercicio no solo ayuda a cumplir con las obligaciones legales como el pago de impuestos, sino que también permite anticiparse a posibles retos y planificar estrategias efectivas.